項(xiàng)目管理是一個(gè)具有復(fù)雜性、易變性且周期長的活動，常常會出現(xiàn)項(xiàng)目的最終成果與最開始的項(xiàng)目計(jì)劃不一致的情況，影響項(xiàng)目的質(zhì)量，降低項(xiàng)目的成功率。
造成這種情況的一個(gè)重要原因是，項(xiàng)目在運(yùn)行過程中，由于各種因素的影響，目標(biāo)和計(jì)劃的細(xì)節(jié)發(fā)生了偏差，而這些偏差又沒有被相關(guān)人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理，即項(xiàng)目管理的過程不可視。
可視化低往往是很多項(xiàng)目最終失敗的一個(gè)因素，而重視項(xiàng)目的可視化管理，則可以極大程度的降低溝通成本、統(tǒng)一團(tuán)隊(duì)目標(biāo)、同時(shí)控制項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，提高項(xiàng)目的成功率和客戶滿意度。
一、可視化的要求
可視化管理項(xiàng)目，顧名思義就是讓項(xiàng)目的相關(guān)信息對相應(yīng)的人員透明、實(shí)時(shí)、真實(shí)。這里涉及到兩個(gè)關(guān)鍵要素，項(xiàng)目信息和項(xiàng)目成員，只有了解了這兩個(gè)要素的特征和要求，才能真正掌握可視化項(xiàng)目管理。
①項(xiàng)目成員需要按角色分類
項(xiàng)目管理的團(tuán)隊(duì)來自于臨時(shí)組建，各自有自己的立場和職責(zé)，擅長的專業(yè)領(lǐng)域有所不同，對項(xiàng)目的關(guān)注點(diǎn)也有所不同。項(xiàng)目成員的角色主要分為三類：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌項(xiàng)目和調(diào)配資源的管理層、負(fù)責(zé)完成具體項(xiàng)目任務(wù)的執(zhí)行層、負(fù)責(zé)上傳下達(dá)的項(xiàng)目經(jīng)理，進(jìn)行可視化管理時(shí)，不能一股腦地將所有信息全部通知、推送給每個(gè)人，而是需要根據(jù)角色定位，為不同的角色提供其關(guān)注和需要的項(xiàng)目信息。
②項(xiàng)目信息有針對性展示
在一個(gè)項(xiàng)目中，需要進(jìn)行可視化管理的信息主要有項(xiàng)目的階段目標(biāo)、項(xiàng)目的具體計(jì)劃、項(xiàng)目計(jì)劃的完成情況等，面對不同的角色對象，需要展示的內(nèi)容有所不同；即使是同一結(jié)果的信息內(nèi)容，也要有差異化的展示方式，以匹配項(xiàng)目角色的崗位性質(zhì)和項(xiàng)目需求。比如“項(xiàng)目進(jìn)度正常”這一結(jié)果，高層領(lǐng)導(dǎo)需要了解的是階段的進(jìn)度狀況和質(zhì)量情況，而項(xiàng)目經(jīng)理則需要知道每個(gè)項(xiàng)目成員的進(jìn)度完成情況和質(zhì)量表現(xiàn)。
二、如何做好可視化管理
作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，在項(xiàng)目管理過程中，不斷展示自己的目標(biāo)和計(jì)劃，讓所有參與的人都能得到最準(zhǔn)確的努力方向；不斷搜集和展示團(tuán)隊(duì)的工作成果和進(jìn)度，了解項(xiàng)目即時(shí)的進(jìn)展情況，可以大大地減少項(xiàng)目計(jì)劃和最終成果之間的誤差，提高項(xiàng)目的成功率。而這一過程，借助科學(xué)合理的可視化項(xiàng)目管理平臺，項(xiàng)目經(jīng)理的工作可以更輕松。
①制定“兩級計(jì)劃”，讓不同角色都能得到有效信息
制定項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目經(jīng)理工作的重中之重，在一般場景下，很多項(xiàng)目經(jīng)理會用甘特圖或者Excel制定詳細(xì)的任務(wù)分解計(jì)劃，然后傳達(dá)給項(xiàng)目成員。但在項(xiàng)目制管理模式下，不同的項(xiàng)目角色對項(xiàng)目計(jì)劃的需求是不一樣的，項(xiàng)目經(jīng)理要學(xué)會制定“兩級計(jì)劃”，讓不同的角色最快最準(zhǔn)確地得到最有效的信息。
管理層要管理的項(xiàng)目多、工作忙，無法深入地參與到每一個(gè)項(xiàng)目中去，但他們又必須了解項(xiàng)目的狀態(tài)，以便分析決策。面對管理層，項(xiàng)目經(jīng)理要給出項(xiàng)目的階段計(jì)劃，即按節(jié)點(diǎn)給項(xiàng)目進(jìn)行階段劃分，告訴管理層這段時(shí)間的工作內(nèi)容和狀態(tài)，以及計(jì)劃完成時(shí)間，如圖，該項(xiàng)目分成了項(xiàng)目開始、項(xiàng)目準(zhǔn)備及立項(xiàng)、需求分析及確認(rèn)、系統(tǒng)開發(fā)、測試等幾個(gè)大節(jié)點(diǎn)，管理層就很清晰地了解到項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度，將計(jì)劃完成時(shí)間與實(shí)際完成時(shí)間作對比，還可以了解項(xiàng)目在每一階段的健康狀態(tài)，方便分析決策。
詳細(xì)的任務(wù)分解計(jì)劃項(xiàng)目經(jīng)理也要做，而且要越詳細(xì)越好，從而讓執(zhí)行人員掌握自己的任務(wù)和要求。同時(shí)，在制定好分解計(jì)劃后，項(xiàng)目經(jīng)理還要及時(shí)通知到個(gè)人，這點(diǎn)通過系統(tǒng)化的項(xiàng)目管理工具可以更高效的實(shí)現(xiàn)，如圖，項(xiàng)目經(jīng)理在系統(tǒng)上確定項(xiàng)目的任務(wù)、任務(wù)的負(fù)責(zé)人、計(jì)劃完成時(shí)間等信息，計(jì)劃發(fā)布后系統(tǒng)就會立即自動通知到個(gè)人，大大提高了項(xiàng)目經(jīng)理可視化管理的效率。
②建立工作成果反饋系統(tǒng)，保證信息的準(zhǔn)確性和即時(shí)性
除了項(xiàng)目計(jì)劃，項(xiàng)目的完成情況也要進(jìn)行相應(yīng)的可視化管理，項(xiàng)目任務(wù)的執(zhí)行情況、項(xiàng)目的重要交付物，都要對相關(guān)人員透明，以便從中識別風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)補(bǔ)救。
任務(wù)的完成情況一般通過員工工時(shí)反饋，工時(shí)數(shù)據(jù)是項(xiàng)目的重要信息，反映了項(xiàng)目的進(jìn)度和狀態(tài)，是項(xiàng)目經(jīng)理評估項(xiàng)目、發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的重要數(shù)據(jù)來源。員工反饋工時(shí)，要跟項(xiàng)目的計(jì)劃掛鉤，這樣才能形成有效的數(shù)據(jù)閉環(huán)，將工時(shí)數(shù)據(jù)和項(xiàng)目計(jì)劃作比較，為項(xiàng)目進(jìn)度監(jiān)控體術(shù)數(shù)據(jù)支撐。如圖，在項(xiàng)目管理工具上制定項(xiàng)目計(jì)劃后，員工填報(bào)工時(shí)時(shí)可以一鍵導(dǎo)入分配的計(jì)劃任務(wù)，填寫數(shù)據(jù)后提交，數(shù)據(jù)就會匯總到項(xiàng)目經(jīng)理處，方便其分析和管理。
在項(xiàng)目的全生命周期內(nèi)，每個(gè)階段都會產(chǎn)生一定的成果，即項(xiàng)目交付物，通過評審項(xiàng)目交付物，管理層可以了解項(xiàng)目在某個(gè)階段的質(zhì)量，因此項(xiàng)目的交付物必須對管理層可視透明。如圖，設(shè)置一個(gè)交付物評審窗口，相關(guān)負(fù)責(zé)人在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上傳，管理層就可以進(jìn)行查看、評審。
③透明化監(jiān)控團(tuán)隊(duì)，合理調(diào)配資源
項(xiàng)目的資源分配主要由資源經(jīng)理/部門經(jīng)理負(fù)責(zé)，但他們往往并不是項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，不了解項(xiàng)目情況和需求，急需更多更準(zhǔn)確的項(xiàng)目信息。
一方面，資源經(jīng)理/部門經(jīng)理需要對公司員工有所了解，了解每個(gè)人的技能、崗位、績效等信息，以便將最合適的人分配到最合適的項(xiàng)目角色中。如圖，錄入每個(gè)項(xiàng)目成員，并對其進(jìn)行相關(guān)信息的登記入庫，可以實(shí)現(xiàn)資源信息的可視化：
另一方面，資源經(jīng)理/部門經(jīng)理還要對員工的工作飽和情況有所了解，從而提高資源分配的科學(xué)性，防止出現(xiàn)部分人過忙部分人無事可干的情況。如圖，在這張資源排期表中，用顏色展示人員的忙閑狀態(tài)，資源經(jīng)理/部門經(jīng)理就可以減少分配不合理的情況。
三、總結(jié)
1.可視化項(xiàng)目管理，是科學(xué)的管理方式，可以有效提高工作效率、降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，提高項(xiàng)目的成功率和客戶滿意度。
2.可視化項(xiàng)目管理，不能僅僅是喊口號，而應(yīng)該是通過科學(xué)的手段搭建可視化項(xiàng)目管理平臺，讓人員和信息流轉(zhuǎn)，讓每一步的計(jì)劃和目標(biāo)都清晰可見、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)無所遁形。
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