多項目并行比單個項目管理更容易出現(xiàn)意外，因為與單項目管理相比，多項目管理的環(huán)境顯得更加復(fù)雜和難以管控。造成這些問題的原因很多，例如：項目的優(yōu)先級排序不當(dāng)；在資源沖突的情況下，資源分配不合理；沒有及時監(jiān)控項目進度；沒有專業(yè)的項目管理。
公司運營過程中基本都是多個項目并存，同時推進，很少會只運營一個項目，在多項目管理中經(jīng)常會遇到這些問題：不同項目資源分配不均；多項目進度難以監(jiān)控；項目整體質(zhì)量無法保障。那么如何在資源有限的情況下，實現(xiàn)多項目同時開展，并保證項目如期完成呢？
1、制定項目標(biāo)準(zhǔn)及流程
不管做什么項目，盡可能標(biāo)準(zhǔn)化、流程化。形成各種文檔模板，對項目過程遇到的各種問題進行整理、總結(jié)。在完成標(biāo)準(zhǔn)化之后，能減輕很大的壓力和工作。這是組織的一個決策和計劃部門，也是一個監(jiān)督機構(gòu)。他們肩負(fù)著組織戰(zhàn)略目標(biāo)如何實現(xiàn)的責(zé)任，在組織業(yè)務(wù)層面上負(fù)責(zé)多項目的決策、計劃、實施流程和監(jiān)督等。
2、明確每個人的工作職能和任務(wù)
在制作項目計劃之前，讓所有人參加討論，對主要的工作量進行分工，每個人明確知道自己的工作任務(wù)和時間。如果你控制的項目和人數(shù)比較少，比如10個人之內(nèi)，跟你在同一地點，最好每天清晨花上10分鐘開個早會，確認(rèn)一下前一天進度。人多的話，每天寫工作日志，每周工作總結(jié)，項目經(jīng)理及時確認(rèn)進度。
3、學(xué)會有效委托和授權(quán)
在每個項目中培養(yǎng)著一到二個人核心人員，通過標(biāo)準(zhǔn)化的方式，讓這二個參與到項目管理工作中來。把項目中的工作進行分類，能委托出去一定要委托出去，把精力放在進度控制和用戶溝通這二項中。
4、制定任務(wù)優(yōu)先級
為了避免一次處理太多項目，應(yīng)該把注意力集中在重要和緊急的項目上。因此，需要根據(jù)項目目標(biāo)確定優(yōu)先順序，然后依次有序地開展項目。根據(jù)評級，確定哪些項目要優(yōu)先啟動，這對項目目標(biāo)的實現(xiàn)非常重要。
5、項目之間的依賴與約束
多項目管理很重要的是如何保證資源的有效投入，在項目團隊中，一人跨多個項目的情況一定不要多，否則項目效率會低下，而且可能會出現(xiàn)幾個任務(wù)存在依賴關(guān)系，項目經(jīng)理要及時確定，避免出現(xiàn)問題。
6、任務(wù)的分配
利用項目管理工具進度貓將任務(wù)分配，這樣能看到每個人都有哪些工作，及個人的任務(wù)進度，對于任務(wù)分工也能更明確，盡量避免出現(xiàn)一人同時參與多個項目的情況。
7、團隊間的協(xié)作
在多項目管理中，各個項目之間交換各種信息，溝通信息量成倍增加，團隊間的協(xié)作也更加頻繁。這時多項目結(jié)構(gòu)化協(xié)作就變得非常重要，有一個固定的溝通平臺，方便成員間的溝通，還需要項目管理工具進度貓的協(xié)助，可以很好地解決這個問題。
8、實時監(jiān)控項目進度
項目組織外部環(huán)境是非常復(fù)雜多變的，需要根據(jù)外部環(huán)境的變化和需求對組織內(nèi)的項目進行調(diào)整，因此，項目管理者要在進度貓甘特圖中明確每個項目的里程碑節(jié)點，監(jiān)控項目進度，定期對所有項目的進度進行統(tǒng)一更新，做好風(fēng)險儲備，出現(xiàn)問題及時調(diào)整。
9、明確項目的驗收條件
在做項目前，就一定要了解項目達到什么條件可以驗收，可以回款。對大多數(shù)項目，早點完成條件進行驗收，比項目做得完美重要的多。
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