項(xiàng)目可能面臨的一些最大挑戰(zhàn)包括成本超支、利益相關(guān)者沖突、需要糾正路線以及應(yīng)對(duì)不可預(yù)見(jiàn)的事件和沖擊。
了解項(xiàng)目的要求并繪制出詳細(xì)的細(xì)節(jié)可以幫助預(yù)防和計(jì)劃上述情況。執(zhí)行此操作的技術(shù)被稱為需求收集。
什么是項(xiàng)目管理中的需求收集？
也稱為需求啟發(fā)，需求收集需要從不同的利益相關(guān)者那里識(shí)別系統(tǒng)的需求。
該過(guò)程旨在發(fā)現(xiàn)和管理業(yè)務(wù)解決方案可能需要滿足的需求。在項(xiàng)目管理中，需求收集被用作評(píng)估項(xiàng)目的業(yè)務(wù)和技術(shù)需求的一種技術(shù)。這可以包括利益相關(guān)者映射和參與、檢查文檔相關(guān)要求、提出假設(shè)和技術(shù)需求以及監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度。
為什么需求收集很重要？
在我們繼續(xù)討論之前，讓我們首先探討一下為什么需求收集過(guò)程很重要。以下是需求收集對(duì)項(xiàng)目很重要的三個(gè)原因。
改善利益相關(guān)者管理
管理利益相關(guān)者對(duì)項(xiàng)目很重要。無(wú)論是客戶期望還是其他可能在影響項(xiàng)目中發(fā)揮重要作用的利益相關(guān)者。繪制和參與利益相關(guān)者，包括壓力團(tuán)體和主管當(dāng)局，可以幫助避免項(xiàng)目后期出現(xiàn)問(wèn)題。
許多項(xiàng)目成本超支的發(fā)生是由于環(huán)境活動(dòng)家或工會(huì)成員等壓力團(tuán)體因?qū)?xiàng)目或業(yè)務(wù)不滿意而提起訴訟而引發(fā)的法律糾紛。需求分析可以通過(guò)在項(xiàng)目規(guī)劃的初始階段映射和參與利益相關(guān)者來(lái)幫助避免此類麻煩。同樣，如果許多產(chǎn)品未能滿足用戶的期望或出現(xiàn)故障，它們可能在發(fā)布后不久就需要進(jìn)行重大調(diào)整。
降低項(xiàng)目成本
當(dāng)所有利益相關(guān)者都參與進(jìn)來(lái)時(shí)，可以減少由于未管理的需求而導(dǎo)致范圍蔓延或項(xiàng)目成本增加的可能性。需求收集可以通過(guò)識(shí)別不同的需求和避免項(xiàng)目早期的陷阱來(lái)幫助保持項(xiàng)目成本的可管理性。
確保項(xiàng)目成功
一個(gè)嚴(yán)酷的現(xiàn)實(shí)是每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理的噩夢(mèng)，那就是項(xiàng)目失敗的可能性。為確保項(xiàng)目成功，收集和考慮項(xiàng)目需求并避免可能導(dǎo)致項(xiàng)目終止的陷阱至關(guān)重要。
您可以按照各種步驟進(jìn)行需求分析。下面提到的列表是一個(gè)基本指南，可以幫助您簡(jiǎn)化需求收集過(guò)程。
利益相關(guān)者映射
在收集需求的各個(gè)步驟中，第一步是確定利益相關(guān)者并讓他們參與進(jìn)來(lái)。在此步驟中，必須確定項(xiàng)目的關(guān)鍵利益相關(guān)者，以確保收集和分析他們的意見(jiàn)以納入項(xiàng)目。
利益相關(guān)者參與
一旦確定了利益相關(guān)者，他們就需要參與收集他們的意見(jiàn)。有不同的方式可以做到這一點(diǎn)，包括演示、調(diào)查、問(wèn)卷、用戶故事、頭腦風(fēng)暴會(huì)議，以及與可能代表利益相關(guān)者群體的個(gè)人會(huì)面。
記錄要求
項(xiàng)目需求需要以一種有用的方式記錄和組織。在編寫需求時(shí)，一個(gè)好的做法是將所有必要的信息按順序合并。這可以包括項(xiàng)目的標(biāo)題、目標(biāo)、定義項(xiàng)目范圍的聲明、利益相關(guān)者信息、時(shí)間表和里程碑、業(yè)務(wù)和技術(shù)要求。項(xiàng)目章程 PPT 模板可以為此提供幫助，以支持您的需求收集過(guò)程并將其傳達(dá)給利益相關(guān)者的受眾。
映射假設(shè)和要求
一旦記錄在案，就需要將假設(shè)和要求落實(shí)到位，以便進(jìn)行徹底和現(xiàn)實(shí)的分析。這應(yīng)該包括理性地看待項(xiàng)目應(yīng)該包含的內(nèi)容、其局限性、需求、潛在風(fēng)險(xiǎn)和風(fēng)險(xiǎn)緩解方法。在此過(guò)程中，您還可以創(chuàng)建甘特圖模板并將時(shí)間表、里程碑和分配的角色映射到個(gè)人，以確保您有執(zhí)行項(xiàng)目的藍(lán)圖。
讓其他人審查并提供有關(guān)記錄的假設(shè)和要求的反饋也是很好的。這不僅可以包括項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，還可以包括其他關(guān)鍵利益相關(guān)者。
有時(shí)，向利益相關(guān)者保證他們的意見(jiàn)將得到尊重并以盡可能好的方式納入，這有助于安撫他們并避免以后發(fā)生重大沖突。但是，您的項(xiàng)目很可能無(wú)法滿足所有利益相關(guān)者，尤其是外部利益相關(guān)者的要求和建議。
確保更好地管理利益相關(guān)者的方法之一是確保他們審查文件（如果可能的話）。例如，除了機(jī)密的公司文件外，項(xiàng)目范圍和執(zhí)行情況還可以與環(huán)境團(tuán)體或員工工會(huì)等壓力團(tuán)體共享，突出您將采取的步驟，以確保在項(xiàng)目期間滿足他們的要求和建議。
獲得所需的批準(zhǔn)
項(xiàng)目需要各種正式和非正式的批準(zhǔn)，有些是內(nèi)部的，有些是外部的。一個(gè)項(xiàng)目可能需要高級(jí)管理層、政府部門的批準(zhǔn)，甚至是壓力團(tuán)體的點(diǎn)頭，以確保他們參與其中，并且一旦項(xiàng)目開始就不會(huì)成為障礙。
監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度
監(jiān)控和評(píng)估項(xiàng)目對(duì)于確保一切順利進(jìn)行是必要的。有不同的方法可以做到這一點(diǎn)，包括指導(dǎo)委員會(huì)和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)議、基線和中線分析，項(xiàng)目結(jié)束線也可能在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)遵循，以及通過(guò)專門的監(jiān)控團(tuán)隊(duì)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估.
需求收集方法
可能沒(méi)有明確的需求收集技術(shù)列表。但是，有一些方法可能會(huì)幫助您規(guī)劃項(xiàng)目需求。您還可以使用不同的演示模板來(lái)簡(jiǎn)化您的任務(wù)。例如，您可能需要為利益相關(guān)者參與創(chuàng)建演示文稿、與項(xiàng)目工程師討論、檢查項(xiàng)目進(jìn)度或評(píng)估預(yù)算。以下部分中提到的建議 PowerPoint 模板可以幫助您執(zhí)行每種需求收集技術(shù)。
互動(dòng)演示
在需求獲取期間，您很可能會(huì)遇到利益相關(guān)者。在交互式會(huì)話期間將多個(gè)利益相關(guān)者聚集在一起可能是一個(gè)好主意。在這樣的會(huì)議中，您可以展示您的想法并尋求利益相關(guān)者的參與，以收集他們的觀點(diǎn)并組織他們，以創(chuàng)建一個(gè)包含需求、風(fēng)險(xiǎn)、想法和解決方案的連貫圖。
思維導(dǎo)圖
思維導(dǎo)圖是一種方法，通過(guò)該方法，可以通過(guò)文本、形狀、圖像和其他相關(guān)內(nèi)容圍繞中心思想集思廣益。您還可以使用思維導(dǎo)圖模板以 PowerPoint 演示文稿的形式執(zhí)行思維導(dǎo)圖會(huì)話。
采訪
一對(duì)一訪談是另一種收集需求的方法。在采訪利益相關(guān)者時(shí)，您還可以使用清單并提出簡(jiǎn)短的問(wèn)題。
問(wèn)卷調(diào)查
問(wèn)卷通常在需求收集過(guò)程中使用，尤其是從最終用戶那里獲得反饋。
最后的話
與其他項(xiàng)目管理技術(shù)一樣，需求收集是一種需要在每個(gè)步驟中仔細(xì)考慮的方法。在利益相關(guān)者參與期間依賴過(guò)多的假設(shè)、不切實(shí)際的期望和冷落利益相關(guān)者的觀點(diǎn)可能會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目出現(xiàn)問(wèn)題，甚至可能危及項(xiàng)目的成功。即使似乎不可能安撫所有利益相關(guān)者，但達(dá)到利益相關(guān)者管理成為可能的程度也可能有助于避免重大沖突。同樣，了解利益相關(guān)者（例如最終用戶和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)）的觀點(diǎn)和需求，可以幫助制定合理的目標(biāo)，并符合客戶的需求以及項(xiàng)目工程師在可用預(yù)算和可用資源下可以實(shí)際交付的目標(biāo)。
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