關注【本頭條號】更多關于制度、流程、體系、崗位、模板、方案、工具、案例、故事、圖書、文案、報告、技能、職場等內(nèi)容，弗布克15年積累免費與您分享！

閱讀導航→

01 合同風險防范制度

02 合同編制制度

03 合同會審制度

04 合同保密制度

05 合同印章管理辦法

06 合同檔案管理規(guī)定

一、合同風險防范制度

合同風險防范制度

第1章 總則

第1條 目的。

1．為確保合同的簽訂符合國家及行業(yè)有關規(guī)定和公司自身利益，防范合同簽訂過程中的舞弊、欺詐等風險。

2．為使公司從被動地應付和處理合同糾紛轉變到主動地預防合同糾紛，增強公司的應變﹑發(fā)展和競爭能力，避免經(jīng)濟損失。

第2條 適應范圍。

本制度適應于公司合同訂立的風險管理。

第2章 規(guī)范合同協(xié)議過程各崗位的權責

第3條 合同訂立前的資格審查。

1．合同訂立前由財務人員負責調(diào)查擬簽約對象的資信狀況。

2．由合同的業(yè)務經(jīng)辦人負責對擬簽約對象進行資格調(diào)查。

3．每月月初，公司應定期對經(jīng)營活動中經(jīng)常簽訂購銷合同的人員和經(jīng)營管理層進行培訓。

4．法務部經(jīng)理負責審核公司格式合同和各部門合同文本的合法性、合理性。

5．法務部經(jīng)理負責審核公司合同臺賬和有關合同糾紛的法律訴訟文件的合法性、合理性。

6．法律顧問負責查證擬簽約對象的合法身份及法律資格。

第4條 合同訂立前的內(nèi)容談判。

1．合同的相關業(yè)務經(jīng)辦人負責與合同對方商討合同條款，負責擬定合同。

2．法律顧問負責協(xié)助業(yè)務經(jīng)辦人員依法簽訂、變更和解除合同。

3．法律顧問負責審查業(yè)務經(jīng)辦人員與合同對方擬定的合同具體條款。

第5條 合同訂立前的文本擬定。

1．法律顧問負責草擬合同管理制度、主營業(yè)務格式合同和重大或特殊合同。

2．法律顧問應嚴格審查對方當事人的主體資格﹑資信情況和履約能力。對合同條款要認真推敲，防止發(fā)生歧義和誤解，對資金數(shù)額巨大﹑產(chǎn)權交易等抵押合同和生產(chǎn)經(jīng)營合同要依照有關法律規(guī)定及時辦理抵押登記和鑒證手續(xù)，以保證合同的合法性﹑嚴密性和完備性。

3．各部門負責人負責草擬與本部門業(yè)務相關的合同文本內(nèi)容。

第6條 合同訂立后的履行。

1．合同簽訂后，各部門負責人要及時監(jiān)督本部門合同的簽訂及履行情況，法律顧問實時檢查合同履行情況，各業(yè)務經(jīng)辦人負責定期匯報合同的履行情況。

2．合同訂立后由財務人員按照合同約定條款辦理財務手續(xù)、收付款項和履行賠償責任。

3．公司應建立合同檔案和合同報表制度，總結合同管理中的經(jīng)驗教訓。

第7條 合同違約后的自我保護。

1．對于合同的違約行為，公司應及時申請仲裁或向人民法院提起訴訟。

2．對合同欺詐行為，公司要及時采取措施，盡量減少和避免損失，并請求有關部門予以打擊。

第3章 制定風險防范的各項措施

第8條 合同訂立前的風險防范。

1．公司應爭取合同的起草權，斟酌選用對自己有力的措施。

2．合同訂立前應認真審查簽約對象的主體資格和資信能力，減少交易風險。

第9條 合同內(nèi)容詳細化的風險防范。

1．對于合同本身內(nèi)容，公司應指定專人負責對合同性質(zhì)了解，減少合同在以后的履行和使用法律條款爭議帶來的經(jīng)濟損失。

2．合同中涉及到的價款支付，如果是先款后貨，經(jīng)營風險就會轉移到需方；如果采用先付定金，可減少供方的風險；如果采用先貨后款，公司應對需方的整體實力、信譽度、付款時間的長短及手續(xù)交接做好詳細調(diào)查。

3．合同的各項內(nèi)容應盡量細化，用詞要精確，避免歧義，防止合同部分履行后發(fā)生爭議，就難以確定尚未履行的部分商品的價款。

4．合同中應明確規(guī)定雙方應承擔的義務、違約的責任，明確違約金和賠償金的數(shù)額或計算方法，避免以后發(fā)生爭議引起的經(jīng)濟損失。

5．公司應讓法律專業(yè)人員參與合同的簽訂，或委托公證、鑒證機關進行公證或鑒證。對重大項目的合同，公司應聘請律師進行咨詢解決或由公司常年法律顧問負責，預防合同糾紛。

第10條 合同資料的妥善保存。

1．下級合同歸口管理部門應當定期對合同進行統(tǒng)計、歸集，并編制合同報表，報上級合同歸口管理部門，由上級對下級合同訂立情況進行檢查。

2．根據(jù)法律規(guī)定及公司需要，審核通過后的合同文本應及時報經(jīng)國家有關主管部門審查或備案。

3．審核通過的合同報總經(jīng)理審批后，應統(tǒng)一進行分類連續(xù)編號，并由合同檔案管理人員專人保管。

第4章 附則

第11條 本制度由公司法務部制定并負責解釋。

第12條 本制度報總經(jīng)理審批通過后生效。

第13條 本制度自20xx年1月1日實施。

二、合同編制制度

合同編制制度

第1章 總則

第1條 目的。

為確保合同協(xié)議行為符合國家法律法規(guī)，避免公司遭受外部處罰、經(jīng)濟損失和信譽損失，對合同協(xié)議編制前的資格審查、內(nèi)容談判和文本擬定進行規(guī)范，特制定本制度。

第2條 適用范圍。

本制度適用于公司各類格式合同協(xié)議的編制管理。

第2章 合同協(xié)議編制前的資格審查

第3條 選擇合同協(xié)議對方。

公司應對合同協(xié)議標的的生產(chǎn)商、價格及變化趨勢、質(zhì)量、供貨期和市場分布等方面進行綜合分析論證，掌握市場情況，合理選擇合同協(xié)議對方。

第4條 合同協(xié)議編制前的資格審查。

1．公司應當對擬簽約對象的民事主體資格、注冊資本、資金運營、技術和質(zhì)量指標保證能力、市場信譽、產(chǎn)品質(zhì)量等方面進行資格審查。

2．對于重大合同協(xié)議或法律關系復雜的合同協(xié)議，公司應當指定法律、技術、財會、審計等專業(yè)人員參加談判，必要時可以聘請外部專家參與。對于談判過程中的重要事項應當予以記錄。

3．對于合同協(xié)議對方，公司應確定其是否具有對合同協(xié)議的履約能力和獨立承擔民事責任的能力，并查證對方簽約人的合法身份和法律資格。

第3章 編制合同協(xié)議文本

第5條 合同協(xié)議前的內(nèi)容談判。

1．合同協(xié)議編制內(nèi)容至少應該包含以下條款：合同編號、日期、合同內(nèi)容、合同范圍、雙方的權利和義務、協(xié)議期限、支付數(shù)額、支付方式、違約責任和不可抗力條款等。

2．合同內(nèi)容和合同范圍條款應明確，避免范圍界定不明給公司造成經(jīng)濟損失。

3．雙方的權利和義務條款要特別注明，避免給公司造成經(jīng)濟損失。

4．協(xié)議期限、支付數(shù)額和支付方式條款要詳細具體的說明，確保合同的有效履行。

5．違約責任條款第一不要遺漏，第二要全面，第三幅度可以高，但不要太高，因為太高導致條款無效，失去約束力，等于讓裁判庭自己決定。

6．不可抗力條款盡量列舉其具體范圍、證明條件和通知期限。

第6條 確定合同協(xié)議的形式。

1．在磋商過程中，電子郵件、傳真或口頭等方式協(xié)商的合同協(xié)議，最后應以簽訂正式合同協(xié)議確認書為準。

2．為避免合同協(xié)議風險，即使通過傳真、信件、電報、電子郵件書面方式協(xié)商一致的，最后應集中歸納到一份紙面合同上，避免電子證據(jù)（電子郵件、電子數(shù)據(jù)、傳真）的證據(jù)缺陷。

第7條 合同協(xié)議編制的權責。

1．合同協(xié)議文本擬定原則上由承辦部門起草。

2．公司應指定專人負責合同協(xié)議文本的擬定。

第8條 合同協(xié)議文本擬定的規(guī)定。

1．合同協(xié)議文本原則上由承辦部門起草。

2．重大合同協(xié)議或特殊合同協(xié)議應當由公司的法律部門參與起草，必要時可聘請外部專家參與起草。

3．由對方起草的合同協(xié)議，公司應指定專人認真審查合同協(xié)議，確保合同協(xié)議內(nèi)容準確反映公司訴求。

4．國家或行業(yè)有示范合同協(xié)議文本的，公司可以優(yōu)先選用，但在選用時，對涉及權利義務關系的條款應當進行認真審查，并根據(jù)公司的實際需要進行修改。

第9條 合同協(xié)議編制的流程。

1．各部門負責人根據(jù)部門合同文本的業(yè)務范圍，起草部門業(yè)務合同文本，并遞交給法律顧問進行審核。

2．法律顧問對各部門遞交的業(yè)務合同文本進行審核，并出具書面意見。

3．各部門負責人根據(jù)法律顧問出具的書面意見，修改合同文本，并遞交給上級主管進行審核、審批。

4．各部門負責人將重新修改后的合同文本遞交給法律顧問、法務部經(jīng)理、總經(jīng)理審核、審批后，各部門負責人根據(jù)審核、審批的意見編制正式的合同文本。

5．各部門負責人將編制的正式合同文本遞交給法律顧問、法務部經(jīng)理和總經(jīng)理審核、審批，審批通過后，各部門負責人可以使用正式合同文本。

第4章 附則

第10條 本制度由公司行政部制定并負責解釋。

第11條 本制度配套辦法由財務部會同公司其他有關部門另行制定。

第12條 本制度報總經(jīng)理審批通過后生效。

第13條 本制度自20xx年1月15日施行。

三、合同會審制度

合同會審制度

第1章 總則

第1條 為防范和控制合同協(xié)議可能的風險，加強對合同協(xié)議制定的監(jiān)督，規(guī)范公司合同協(xié)議制定行為，制定本制度。

第2條 本制度適用于公司各類格式合同協(xié)議、部門合同協(xié)議文本的制定，以及對業(yè)務經(jīng)辦人員與合同協(xié)議對方擬定的合同協(xié)議的會審。

第3條 本制度所稱會審，指合同協(xié)議在擬稿以后，正式生效之前，由合同協(xié)議關鍵條款涉及的其他專業(yè)部門（如技術、財務、審計等相關部門）會同公司法務部對合同協(xié)議文本進行審核。

第2章 合同協(xié)議的會審內(nèi)容及要點

第4條 合同協(xié)議擬定。

1．法律顧問會同各部門起草公司格式合同協(xié)議、各部門擬定本部門合同協(xié)議文本以及業(yè)務經(jīng)辦人與合同協(xié)議對方擬定合同協(xié)議的，分別由法律顧問、各部門負責人及業(yè)務經(jīng)辦人負責合同協(xié)議在會審過程中的傳遞。

2．合同協(xié)議擬定者須按公司規(guī)定在《合同會審單》上填寫合同會審部門及人員名稱。

3．合同協(xié)議擬定者負責合同連同《合同會審單》在整個會審過程的傳遞，直到合同協(xié)議蓋上合同專用章后結束。

第5條 合同會審主體及內(nèi)容。

1．法務部主要負責對合同協(xié)議對方當事人身份和資格的審查及合同爭議解決方式的審核。

2．技術部主要負責對合同標的物是否符合國家各項標準（產(chǎn)品質(zhì)量、衛(wèi)生防疫等）、公司技術標準等進行審查。

3．財務部主要負責合同對方資信情況、價款支付等的審查。

4．法務部和財務部負責違約責任條款的審查，包括違約金的賠償及經(jīng)濟損失的計算等。

第6條 合同協(xié)議會審要點。

1．合法性。包括合同協(xié)議的主體、內(nèi)容和形式是否合法、合同協(xié)議訂立程序是否符合規(guī)定、會審意見是否齊備、資金的來源、使用及結算方式是否合法和資產(chǎn)動用的審批手續(xù)是否齊備等。

2．經(jīng)濟性。主要指合同協(xié)議內(nèi)容是否符合公司的經(jīng)濟利益。

3．可行性。包括簽約方是否具有資信及履約能力、是否具備簽約資格、擔保方式是否可靠和擔保資產(chǎn)權屬是否明確等。

4．嚴密性。包括合同協(xié)議條款及有關附件是否完整齊備、文字表述是否準確、附加條件是否適當合法、合同協(xié)議約定的權利義務是否明確和數(shù)量、價款、金額等標示是否準確。

第3章 合同協(xié)議會審管理規(guī)定

第7條 參與合同協(xié)議會審的部門應根據(jù)會審職責安排人員按時參加會審工作。

第8條 會審人員應對合同協(xié)議中相關內(nèi)容認真仔細審查，發(fā)現(xiàn)疑問之處，應及時與合同協(xié)議擬定部門進行溝通。

第9條 會審中發(fā)現(xiàn)合同協(xié)議中確有不妥之處的，應責成合同協(xié)議擬定部門修改或重擬，直至確認合同無誤。

第10條 各會審部門對合同的會審工作時間累計不得超過××個工作日。

第11條 根據(jù)法律規(guī)定及公司需要，會審通過后的合同協(xié)議文本應及時報經(jīng)國家有關主管部門審查或備案。

第12條 會審通過的合同協(xié)議報總經(jīng)理審批后，應統(tǒng)一進行分類連續(xù)編號，并由合同檔案管理人員專人保管。

第4章 附則

第13條 本制度由公司行政部制定并負責解釋。

第14條 本制度報總經(jīng)理審批通過后生效。

第15條 本制度自20xx年1月1日實施。

四、 合同保密制度

合同保密制度

第1條 為保守公司合同協(xié)議的秘密，維護公司的利益，制定本制度。

第2條 本制度適用于本公司全體員工，公司所有人員都有保守公司秘密的義務。

第4條 密級確定。

公司合同協(xié)議秘密的密級分為 “絕密”、“機密”和“秘密”三級，屬于公司秘密合同協(xié)議及相關文件、資料，應當在文件的右上角標明密級。

1．“絕密”合同協(xié)議是指此類合同協(xié)議文件資料的泄密會使公司的利益受到特別嚴重的損害，直接影響公司權益的重要決策文件及資料，包括但不限于總經(jīng)理有與有關人員商議的戰(zhàn)略、經(jīng)營、人事等重要的合同協(xié)議文檔信息，此項密級由總經(jīng)理確定。

2．“機密”合同協(xié)議是指此類合同協(xié)議文件資料的泄密會使公司受到嚴重的損害，主要是指公司在履行規(guī)劃、投資論證報告、財務報表、統(tǒng)計資料、審計報告、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況時簽訂合同協(xié)議的相關文件資料。

3．“秘密”合同協(xié)議是指此類合同協(xié)議文件資料的泄露會使公司的利益受到損害，主要指公司正式文件、文書檔案、經(jīng)濟往來文書、人事檔案、合同協(xié)議、協(xié)議職員工資性收入、尚未進入市場或未公開的各類信息。

第5條 各類密級合同協(xié)議保存期限。

1．保密等級的劃分由擬定文件或報告的部門負責人或分管領導確定，經(jīng)總經(jīng)理批準后，由部門負責人組織實施。

2．對公司所產(chǎn)生的合同協(xié)議事項應當及時確定密級，最遲不得超過10個工作日。

3．“絕密”級文件的保密期限為永久，“機密”級文件的保密期限為10年，“秘密”級文件的保密期限為3年。

第6條 各類密級合同協(xié)議的保密措施。

1．“絕密”合同協(xié)議相關文件資料的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，應由總經(jīng)理委托專人執(zhí)行。

2．“機密”合同協(xié)議相關文件資料，未經(jīng)過總經(jīng)理批準，不得復制或摘抄；收發(fā)、傳遞和外出攜帶“機密”相關文件資料應由指定人員擔任，并在設備完善的保險裝置中保存。

3．“秘密”合同協(xié)議相關文件資料，在對外交往與合作中需要提供時，應當事先經(jīng)總經(jīng)理批準。

4．“秘密”合同協(xié)議相關文件資料，應選擇具有保密條件的場所，根據(jù)需要，限定參加人員范圍，對參加涉及密級事項的人員予以指定，并確定其內(nèi)容是否傳達及傳達范圍。

第7條 解除和降低密級。

1．解密和降低密級由合同協(xié)議文檔管理人員提出清單，報總經(jīng)理批準后執(zhí)行。

2．解密和降低密級操作應由總經(jīng)理委托專人監(jiān)管，合同協(xié)議文檔管理人員具體實施。

4．合同協(xié)議文檔解密后一律當場銷毀。

5．銷毀程序為：總經(jīng)理委托專人按清單一一核對正確無誤，用碎紙機或燃燒的方式進行。

第8條 責任與獎懲。

1．給予當事人辭退并追究其法律責任或酌情賠償經(jīng)濟損失的處分

（1）利用職權強制他人違反保密規(guī)定的。

（2）故意或過失泄露公司秘密，給公司造成嚴重后果或重大經(jīng)濟損失。

（3）違反本保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的。

2．給予當事人警告的處分

（1）已泄露公司秘密但已采取補救措施的。

（2）違反保密措施項中規(guī)定的內(nèi)容，泄露公司秘密，尚未給公司造成嚴重后果或經(jīng)濟損失的。

3．其他情況的處理

（1）不遵守保密制度，泄露秘密，尚未造成不良影響或損失的，給予通報批評及以上處罰。

（2）不遵守保密制度，泄露公司秘密，造成不良影響或損失的，或泄露公司“機密”級別以上信息資料，即使未造成不良影響或損失的，給予降職降薪及以上處罰。

（3）不遵守保密制度，泄露公司秘密，造成嚴重影響和損失的，或泄露公司“絕密”級別以上信息資料，即使未造成不良影響或損失的，應給予解除勞動合同及以上處罰。

（4）出賣公司秘密的或利用公司秘密為已謀利的，除賠償公司經(jīng)濟損失外，還要交司法部門處理。

第9條 本制度由行政部負責制定、解釋和修改。

第10條 本制度報總經(jīng)理審批通過后生效。

五、合同印章管理辦法

合同印章管理辦法

第1章 總則

第1條 為加強公司合同印章管理，規(guī)范公司合同印章的使用及保管，特制定本辦法。

第2條 本辦法適用于公司合同印章的使用、保管等。

第2章 合同印章的使用

第3條 合同印章由公司行政部統(tǒng)一印制，并指定專人保管。

第4條 公司因業(yè)務發(fā)展需要對外簽訂合同由公司董事長或其授權的人（總經(jīng)理等）簽章，同時加蓋合同專用章。

第5條 合同印章僅限于有關合同的簽訂，未經(jīng)法務部核準，不得在其他文件上使用。

第6條 業(yè)務經(jīng)辦人代表公司與合同協(xié)議對方簽訂合同的，需填寫《合同專用章用印審批單》，經(jīng)合同授權簽字人審查同意后方可用印。

第7條 印章管理人員應對用印范圍和用印手續(xù)嚴格審查，并對用印情況進行登記，出現(xiàn)以下情況時不得用印。

1．未經(jīng)編號的合同。

2．缺少審核及報簽文件的合同。

3．屬于代簽但缺少授權委托書的合同。

第8條 原則上，合同印章不得攜帶外出使用。確因工作需要，必須帶合同專用章到異地使用的，應經(jīng)總經(jīng)理批準，并到印章管理員處辦理借用手續(xù)。

第3章 合同印章的保管

第9條 合同用印后，印章管理人員應及時收回合同印章。

第10條 未經(jīng)領導批準，不得將合同印章交給他人保管。印章管理人員因故臨時請假，應經(jīng)總經(jīng)理批準后指定臨時保管人員并做好交接記錄。

第11條 合同印章存放在配鎖的辦公抽屜里，節(jié)假日放在安全處，并貼封條，重新使用時應先驗鎖和封條。

第12條 合同印章內(nèi)容需要變更時，應停止使用并交行政部予以封存或銷毀。

第13條 合同印章散失、損毀、被盜時，印章管理人員應及時報告領導予以處理，同時，登報掛失作廢。

第14條 廢止的合同印章保存 年。

第15條 對于違反本規(guī)定，給公司造成損失的，應當依法追究其法律責任。

第4章 附則

第16條 本辦法由公司行政部和法務部制定并負責解釋。

第17條 本辦法報總經(jīng)理審批通過后生效。

六、 合同檔案管理規(guī)定

合同檔案管理規(guī)定

第1章 總則

第1條 目的。

1．為加強合同文檔的管理工作，提高檔案管理水平，逐步實現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，特制訂本規(guī)定。

2．為文檔使用過程中便于對文檔進行移交、保留、發(fā)放和借閱，特制訂本規(guī)定。

第2條 適用范圍。

1．本規(guī)定主要是用來規(guī)范合同檔案的接收、保管、使用流程。

2．本規(guī)定所指的合同檔案是公司在業(yè)務經(jīng)營中形成的以工程、銷售項目為中心的資料總和。

第2章 合同檔案管理的原則

第3條 合同檔案的管理實行信息化管理，由公司合同管理主管部門集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

第4條 合同管理主管部門負責統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監(jiān)督指導各業(yè)務分公司、各部門的合同管理工作。

第5條 各業(yè)務分公司、各部門應分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名網(wǎng)絡人員負責合同文檔管理。

第3章 合同檔案管理的分類和歸檔

第6條 合同檔案管理的分類。

1．普通合同檔案

合同標的在 萬元資金支出或 萬元資金收入以下的合同。

2．重要合同檔案

合同標的超出 萬元資金支出或 萬元資金收入以下的合同。

第7條 合同的歸檔。

1．凡是有法律效用的文件材料，合同履行完畢后，合同主管部門經(jīng)辦人應向兼職管理員對自己審查的合同辦理關閉手續(xù)并進行歸檔，實行合同全過程的閉環(huán)管理。

2．凡是有機密性的文件，由專職合同管理員審核合同應由兼職合同管理員提交專職合同管理員辦理關閉手續(xù)并進行歸檔，實行合同全過程的閉環(huán)管理。

3．合同一般性附件、合同簽收記錄、履行情況記錄等在合同履行完畢后一個月內(nèi)歸檔，并將上年度的合同報表上報法律事務部。

4．合同主管部門及法律部門均應按照《××公司合同管理辦法》要求建立管理臺賬。

5．對于重大合同的簽訂，合同主管部門應按照《××公司合同實施管理實施細則》報公司主管部門按規(guī)定程序辦理。

第8條 合同檔案歸檔的主要工具。

1．《合同存檔登記臺賬》：用于各單位登錄所接收的文檔，作為文檔立卷的記錄，是核查案卷管理情況的匯總憑據(jù)和索引。

2．《合同文檔使用登記臺賬》：作為文檔借閱、復印、發(fā)送、移交等使用過程的記錄，是原始憑證。

3．《合同文檔清單》：主要用來對成套文檔、或種類、頁數(shù)較多的文檔進行詳細列明。

4．《合同文檔管理評審表》：作為文檔管理的監(jiān)督工具，是管理評審工作的原始憑證，也是考核文檔管理工作的依據(jù)。

第4章 合同檔案管理的過程管理

第9條 合同檔案的存檔管理。

1．合同檔案管理員獲得新文檔后，應及時登記《合同文檔存檔登記臺賬》，確定合同編號、規(guī)范管理，分年度整理歸檔，顯著標明合同的簡要內(nèi)容，并逐個建立檔案，與合同有關的是文書要附在合同卷內(nèi)歸檔，履行完畢后，按檔案保管期限保管。

2．合同檔案管理員可根據(jù)檔案的重要程度，建立不同的《合同文檔存檔登記臺賬》。

3．合同檔案密級按“絕密”、“機密”和“秘密”三種進行，合同檔案管理單位只能提升送交單位預定的密級。

4．合同檔案的復印發(fā)送、原件轉移需要核定使用單位是否有權保留；原件借閱和復印借閱兩種形式都要求到期歸還；復印借閱的文檔歸還后，可由文檔管理單位視情況銷毀或保留復印件。

5．合同保密文檔應加蓋密級印章，可起到保密提示作用。

6．合同檔案管理員應及時清理合同文檔產(chǎn)生和使用過程中，產(chǎn)生的一些中間文檔或暫時性文檔。

7．合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。

8．合同管理組要加強對合同檔案的統(tǒng)計工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計清單。

第10條 合同檔案的移交和查閱。

1．各分公司在正式簽署合同后須將合同正本原件移交合同管理組。

2．合同關閉后各分公司應由指定的網(wǎng)絡管理員將全套合同資料向合同管理組移交。

3．合同項目終止后各分公司須將該項目的所有技術資料匯總成冊，經(jīng)分公司業(yè)務經(jīng)理鑒定，具有長久保存價值的技術資料向合同管理組移交。

4．移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

5．合同文檔移交時，必須編制檔案移交清冊并當面清1點。以雙方簽字認可后方為完成交接手續(xù)。

6．各分公司、各部門員工可在合同管理組查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)分公司、部門主管領導簽字同意后，方可在合同管理組辦理相關借閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

第11條 合同檔案管理違規(guī)管理的懲罰辦法。

1．保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任。

2．借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。

3．合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節(jié)予以處罰。

第4章 附則

第12條 本規(guī)定由公司行政部會同法務部制定并負責解釋。

第13條 本規(guī)定自20xx年1月1日起實施。

第14條 相關文件表單。

1．《合同存檔登記臺賬》和《合同文檔使用登記臺賬》。

2．《合同文檔清單》和《合同文檔管理評審表》。

#內(nèi)部控制##制度設計##合同管理#

本文由弗布克原創(chuàng)，版權歸屬弗布克，歡迎轉發(fā)，禁止轉載，抄襲、洗稿，侵權必究。

領取本資料的Word、PDF版完整內(nèi)容方法：

1.本資源編號：961。

2.關注 評論 轉發(fā)，然后私信“資料”。

更多相關資料可點擊下面“了解更多”。