在我們?nèi)粘９ぷ髦?，會議是一種常用的溝通、協(xié)調(diào)及解決問題的一種形式。
作為會議的組織者和主持者，經(jīng)常為會議效率不高、參會人員抱怨多、參會人員參與熱情不足、會議會程久拖不決等問題所困擾，會議安排和會議主持的細(xì)節(jié)上屢次出現(xiàn)瑕疵，給參會人員留下不好的影響，甚至影響自身的形象。
為了幫助企業(yè)會議管理人員全面提升會議效率，香港中文大學(xué)（深圳）特意邀請到了行政管理專家——王曉瓏老師展開四期《高級會議管理》培訓(xùn)。
王曉瓏?yán)蠋熢慰逻_(dá)(中國)行政主任、采購經(jīng)理、內(nèi)訓(xùn)講師、總經(jīng)理秘書，有14年資深的行政管理與高端商務(wù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，精通大型會議、活動策劃及組織工作。2021年香港中文大學(xué)曾邀請王曉瓏?yán)蠋熍e行過一期《高級會議管理》培訓(xùn)，學(xué)員反饋很好，這次特返聘王曉瓏?yán)蠋熤v授四期《高級會議管理》培訓(xùn)，本次培訓(xùn)為第一期。
因疫情影響，本次培訓(xùn)以線上直播的方式展開，王曉瓏?yán)蠋熢谂嘤?xùn)正式開始前，向?qū)W員們拋出問題“什么是會議？為什么要開會？”，王老師認(rèn)為舉行會議無外乎是為了：解決問題、做出決策、推進(jìn)工作、達(dá)成共識、建立信任、鼓舞士氣。因?yàn)橹挥型ㄟ^會議，才能把領(lǐng)導(dǎo)層的決策和思路通過各層級領(lǐng)導(dǎo)逐級貫徹到一線人員，使得組織上下對未來的動作能夠清晰明了。
接著王曉瓏?yán)蠋煴硎?，會議雖是管理的必備工具，但會議的成本卻常常被忽略。很多管理者，只知道開會，卻不能解決根本的問題，給組織就成了巨大的浪費(fèi)。
怎么做到高效開會呢？王老師認(rèn)為首先要建立好機(jī)制，梳理出標(biāo)準(zhǔn)化的會議流程，會前、會中、會后做什么都要一一規(guī)劃好。其中會前的準(zhǔn)備工作尤其重要。
課堂上，王老師拿出會議準(zhǔn)備的常用工具：5W1H：WHO——會議對象；WHEN——會議時間；WHERE——會議地點(diǎn)；WHAT——會議主題；WHY——會議期望達(dá)成的結(jié)果；HOW——會議大致議程。每開一個會都要做好充分準(zhǔn)備，會議主題需明確，不開無主題之會，不開無目的之會。根據(jù)會議主題，確定參會人員，無關(guān)人員不通知，關(guān)鍵人員必須到場。選好會議地點(diǎn)，會場選在受外部影響較少的地方。時間，地點(diǎn)等情況，都要充分考慮…
學(xué)習(xí)的時間總是過的很快，培訓(xùn)將近尾聲時，學(xué)員們都意猶未盡的樣子，讓我們一起期待后續(xù)的幾期的培訓(xùn)。
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